SEI/TRF3 - 6170117 - Orientação Normativa

TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 3ª REGIÃO

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CONSIDERANDO os princípios constitucionais da Administração Pública constantes do art. 37, caput, da Constituição Federal de 1988, especialmente o Princípio da Eficiência;

CONSIDERANDO o art. 7º, caput, da Resolução n. 198 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), de 1º de julho de 2014, que dispõe sobre o Planejamento e a Gestão Estratégica no âmbito do Poder Judiciário e atribui a execução das estratégias do Poder Judiciário aos seus magistrados e servidores;

CONSIDERANDO a Resolução n. 136 do Tribunal Regional Federal da 3ª Região (TRF3), de 21 de junho de 2017, que instituiu, no âmbito da Justiça Federal da 3ª Região, as Políticas de Gestão por Processos e de Gerenciamento de Riscos;

CONSIDERANDO o Manual de Gestão por processos e gerenciamento de riscos da Justiça Federal da 3ª Região de 2017;

CONSIDERANDO o disposto nos arts. 185 e seguintes do Provimento n. 01 da Corregedoria Regional da 3ª Região (CORE), de 21 de janeiro de 2020, que instituiu, no âmbito da 1ª Instância da Justiça Federal da 3ª Região, o mapeamento dos processos de trabalho relativos à tramitação processual judicial, administrativa e demais atividades-fim respectivas;

CONSIDERANDO o disposto no art. 457 do Provimento n. 01/2020 da Corregedoria Regional da 3ª Região (CORE), de 21 de janeiro de 2020, que determinou a entrega dos mapeamentos até 22 de janeiro de 2021;

CONSIDERANDO caber à Corregedoria Regional da 3ª Região zelar pela boa administração da Justiça, nos termos do art. 4º do Provimento CORE n. 1/2020, bem como editar atos administrativos para orientação dos serviços forenses e administrativos, de acordo com o art. 5º, inc. II do referido Provimento:

Art. 1º - As unidades judiciárias e serviços de apoio administrativo deverão promover o mapeamento de processos de trabalho referentes à tramitação processual judicial e administrativa e demais atividades-fim respectivas.

Art. 2º - O mapeamento de processos consiste na identificação dos processos de trabalho da organização e no desenho dos seus respectivos fluxogramas, que deverão indicar as etapas, o tempo e os responsáveis pela sua execução, com vistas ao acompanhamento e ao aperfeiçoamento das atividades e tarefas desenvolvidas, bem como ao adequado gerenciamento de riscos.

§1º - Para as unidades judiciárias, o processo de trabalho deve ser entendido como todas as atividades sequenciais e inter-relacionadas desenvolvidas a partir das normas processuais de regência, desde a distribuição/recebimento da ação até a sentença, da sentença ao encaminhamento ao órgão revisor e do retorno dos autos da instância superior até o efetivo cumprimento ou execução da decisão.

I - No âmbito das unidades judiciárias, os processos de trabalho a serem mapeados nessa fase serão apenas aqueles que operam com a plataforma eletrônica do PJe, na forma das orientações gerais e sugestões constantes dos Anexos I e II desta Orientação.

§2º - Para as unidades administrativas, o processo de trabalho deve ser entendido como todas as atividades sequenciais e inter-relacionadas desenvolvidas a partir de normativas de regência, desde o seu início até a efetiva prestação do serviço ou do suporte exigido.

I – O mapeamento abrangerá os processos de trabalho dos Núcleos de Apoio Administrativo - NUADs e dos Núcleos de Apoio Regional – NUARs.

§3º - O mapeamento abrangerá também os processos de trabalho desenvolvidos pelas Centrais de Conciliação e pelas Centrais de Mandados, onde houver.

Art. 3º - Após o mapeamento feito, e eventuais aperfeiçoamentos realizados, as unidades judiciais e administrativas deverão fazer o monitoramento contínuo dos processos de trabalhos diagramados, a eles agregando o gerenciamento de riscos e indicadores de desempenho.

§1º - O gerenciamento de riscos dos processos de trabalho e os indicadores de desempenho serão objeto de norma a ser editada oportunamente para o fim de orientar as unidades judiciárias e administrativas.

Art. 4º - Os mapas elaborados pelas unidades judiciárias e administrativas da 1ª Instância da Justiça Federal da 3ª Região deverão ser enviados ao e-mail institucional da Corregedoria Regional da 3ª Região (coremapas@trf3.jus.br) até 22 de janeiro de 2021, impreterivelmente.

ANEXO I – INDICAÇÃO MERAMENTE EXEMPLIFICATIVA DE ALGUNS PROCESSOS DE TRABALHOS PARA O FIM DE MAPEAMENTO.

- Ações de Improbidade Administrativa, Ações Populares; Habeas Data e Ações Civis Públicas;

- Expedição de ofício, mandado e carta precatória (cumprimento de despacho/decisão);

- Ações Ordinárias (Tempo de Contribuição; Aposentadoria Especial, Pensão por Morte; LOAS; Revisional de Benefício Previdenciário; Fraude contra o INSS, entre outras);

- Ações criminais em geral (do recebimento da denúncia à sentença, bem como das atividades posteriores até o encaminhamento ao Tribunal)

1. Identificar primeiro os processos de trabalho da unidade judiciária e nomeá-los;

2. Iniciar o mapeamento pelos processos de trabalho mais relevantes e de maior impacto na unidade judiciária;

3. Elaborar um “passo-a-passo” escrito das atividades e tarefas desenvolvidas em cada processo de trabalho antes de iniciar o mapeamento;

4. Usar a ferramenta do Bizagi para fazer o desenho ou representação gráfica exata dos processos de trabalho desenvolvidos nas unidades judiciárias;

5. O mapeamento das atividades e tarefas dos processos de trabalho deve seguir o sentido do fluxo processual ditado pela plataforma eletrônica do PJe;

6. O mapeamento deve ser feito em todo o fluxo do processo de trabalho analisado – e não apenas em parte dele;

7. Para cada processo de trabalho deverá haver um mapeamento específico, salvo quando os processos de trabalho forem idênticos;

8. O “evento de início” será, em regra, o da distribuição/recebimento da ação e o “evento final” será o do envio do recurso ao órgão revisor, quando for o caso;

9. Não é obrigatória a fixação de “timers” (prazos processuais) nos fluxos de processos de trabalho a serem mapeados, salvo nos casos em que essa possibilidade se mostrar necessária, a juízo de cada unidade judiciária;

10. Em razão da versão disponibilizada atualmente pelo TRF3, não será necessário, neste momento, a inserção no elemento “Propriedades do Bizagi” dos nomes dos servidores que realizam determinadas atividades e tarefas, mas apenas o do Setor ou Supervisão onde elas são desenvolvidas;

11. Quando do mapeamento, orienta-se as unidades judiciárias a fazerem as adequações devidas quando observarem que:

a) As atividades e tarefas realizadas não se direcionam à efetiva entrega da prestação jurisdicional;

c) Quando houve “pontos cinzentos”, assim considerados aqueles onde há indeterminação sobre o que fazer, como fazer e qual setor deve fazer ou realizar determinada atividade/tarefa.